التحديات الشائعة في إدارة الأصول
كل عمل يحتاج إلى أصول ثابتة أو مادية للعمل – مثل الأرض، والآلات، والحواسيب، والمعدات، والأثاث، والمركبات، وما إلى ذلك. تتضمن إدارة الأصول الثابتة مراقبة وصيانة الأصول المادية للمؤسسات بمساعدة علامات تحديد الهوية بترددات الراديو (RFID)، نظام التموضع العالمي (GPS)، الباركود، رموز الاستجابة السريعة (QR)، أجهزة استشعار إنترنت الأشياء (IoT)، وأكثر من ذلك. هذه الرموز والعلامات يمكن مسحها وقراءتها بسهولة بواسطة الأجهزة المحمولة والهواتف الذكية.
توفر إدارة الأصول الثابتة العديد من الفوائد للشركات مثل:
- أرباح أكبر – حيث يمكن تقليل التكاليف وزيادة الدخل من تلك الأصول.
- رضا عالي للعملاء – عندما تعمل المعدات المستخدمة في مشاريع العملاء بدون مشاكل تُذكر، فمن المرجح أن يبقى العملاء. لديك
- المساعدة في الحفاظ على الامتثال – الصيانة الصحيحة للآلات والمعدات تعزز الأمان والموثوقية، مما يضمن الامتثال وتجنب الإجراءات القانونية أو الغرامات.
- تقليل تكاليف الصيانة والإصلاح – من خلال التتبع المنتظم والصيانة الصحيحة للمعدات، يمكنك القضاء على التوقفات المفاجئة والإصلاحات المكلفة.
- تحسين العلاقات مع المستثمرين – حيث أن إدارة الأصول الفعالة تزيد الربحية، يمكن بذلك أن تلهم ثقة المستثمرين وهو ما سيساعدك في الحصول على رأس المال بسهولة.
- مشاركة الموظفين – إدارة الأصول الجيدة لها تأثيرات متسلسلة مثل الاحتفاظ بالعملاء، وزيادة الربحية، وسعادة المستثمرين، وما إلى ذلك، مما يعزز سمعة الشركة ويجذب الموظفين المؤهلين من ذوي أصحاب الخبرة.
ومع ذلك، هناك عدة تحديات في إدارة الأصول. كلما كبرت المنظمة، كلما زادت صعوبة المهمة، فعلى سبيل المثال، قد تمتلك منظمة واحدة مئات الأصول في مواقع متعددة.
يمكن أن يكلفك سوء إدارة الأصول الثابتة الكثير من حيث التسبب بنقوصات في الكفاءة تؤدي إلى تأخيرات، عملاء غير راضين، إغلاق متأخر لدفاتر المحاسبة الفصلية أو السنوية، مخاطر تدقيقية، حالات عدم امتثال، وأكثر من ذلك.
وعلى الرغم من ذلك، إذا طُبِّقت إدارة الأصول بشكل صحيح، يمكنك الاستمتاع بتوفير ضريبي كبير، وتحسين شامل في الكفاءة وتعزيز في الربحية.
التحديات الشائعة في إدارة الأصول
دعونا نلقي نظرة على التحديات الشائعة في إدارة الأصول:
1. الأخطاء وعدم الكفاءة اليدوية
إدارة الأصول وتتبعها يدويًا عبر دورة حياتها بما في ذلك الشراء، والنقل، والتخلص، والصيانة، والإضافات، وغير ذلك، تستغرق وقتًا طويلاً مع إمكانية عالية لحدوث أخطاء. يمكن أن يؤدي هذا إلى تفويت المواعيد النهائية للانتهاء من العمل، ولطاقم مجهد ومثقل.
كما أنه من الممكن للتلاعب بالبيانات، وتخطيط الضرائب، وإجراء التسويات، إلخ، أن تجهد مواردك بشكل كبير.
2. أخطاء برامج الجدولة
مجرد امتلاك المعدات والآلات والمركبات الصحيحة ليس كافيًا – يجب عليك التأكد من أنها في حالة تشغيلية قصوى، وتقليل فترات التوقف. بينما قد لا تتمكن من حساب تكلفة توقف الآلات بدقة، يمكنك فهم أنها تسبب تأخيرات في الإنتاج أو التسليمات، مما يخلق إحباطًا بين الموظفين وعدم رضا بين العملاء.
بدون وجود حل لإدارة الأصول، لن تتمكن من منع الأعطال غير المتوقعة أو من منع فشل الآلات والمركبات. ولكن عن طريق تنفيذ حل قوي لإدارة أصول، يمكنك التأكد من جدولة جميع الآلات والمركبات لفحوصات الصيانة والخدمات المنتظمة، وإجراء الإصلاحات الصغيرة أو الاستبدالات قبل أن تصبح مشاكل كبيرة. يمكن أن يقلل هذا من فترات التوقف غير المتوقعة وأن يوفر التكاليف.
8. البرمجيات القديمة
هل ما زلت تحتفظ ببرنامج الأعمال الذي قمت بتثبيته قبل عدة عقود؟ قد يكون غير كافٍ لمتطلبات اليوم. قد لا يساعدك نظامك القديم في الحفاظ على الامتثال لللوائح الجديدة، ويمكن أن يصبح من الصعب جدًا استخراج البيانات أو إدخالها مرة أخرى.
9. تطوير تقارير فعالة وقابلة للتخصيص
يمكن أن يكون إنشاء التقارير بانتظام أمراً مضنيًا وقد يستغرق الكثير من الوقت؛ علاوة على ذلك، فإن إنشاء تقارير مرنة مع تصنيف الأصول حسب النوع والاستهلاك هو أمرٌ أكثر تعقيدًا. سيتعين عليك البحث عن طرق لتسوية الفروق في البيانات وشرحها.
10. تسرب الضمان
عندما لا تتتبع أصولك بدقة، من المحتمل جدًا أنك لا تتعقب توفرها أو حالة ضمانها. هذا قد يؤدي إلى خسارة فعلية للمال، حيث قد ينتهي بك الأمر إلى دفع تكاليف الإصلاحات دون داع. بعبارة أخرى، قد تدفع لإصلاح آلة حتى وهي لا تزال في فترة الضمان، ببساطة لأنك لم تتعقب ضمانها.
11. إدارة البيانات المتقلبة والمتزايدة
يمكن أن يكون أمراً مرهقاً عندما يتعين عليك الاستمرار في تحديث وجمع كميات ضخمة من البيانات من أنظمة ومصادر متعددة. غالبًا، تقوم الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لجمع البيانات، وتوحيدها، وإعادة إدخالها، وإجراء الحسابات في الأنظمة المناسبة للأطراف الثالثة، فقط حتى يتمكنوا من مواكبة الكميات الهائلة من البيانات. عليك أن تأخذ في الاعتبار متطلبات جمع البيانات ليس فقط للحاضر، ولكن أيضًا للمستقبل.
12. فهم تكاليفك
من الضروري أن تقوم بتحليل التكلفة الإجمالية للأصول في عملياتك، بدءًا من تكلفة الشراء الأولية، مرورًا بتشغيلها، وصيانتها، وإصلاحها، وإعادة بيعها أو التخلص منها. فقط عندها ستحصل على الصورة المالية الصحيحة التي تمكنك من اتخاذ القرارات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
فقط عندما تتعمق في تكاليف المعدات والمركبات، والعمالة، وتكاليف الصيانة، والزيوت، والوقود، والمواد الاستهلاكية الأخرى، فقط عندها ستحصل على صورة حقيقية للتكاليف من الشراء إلى التخلص.
عندما تكون قادرًا على إدارة التكلفة الكلية لامتلاك مجموعة أصولك بكفاءة، يمكنك ضمان أن تكون عملياتك أكثر إنتاجية واقتصادية، وأن تلبي أهداف الكفاءة أيضًا.
13. نشاطات الاندماج والاستحواذ
إذا اندمجت شركة مع أخرى، أو استحوذت عليها، أو تم الاستحواذ عليها من قبل شركة أخرى، يتعين على المؤسسات المعنية دمج البيانات المتعلقة بأصولها الثابتة الجديدة مع تلك الموجودة. سيتعين عليهم تنفيذ ضوابط وعمليات مختلفة لضمان أن استراتيجيات الاستحواذ الخاصة بهم مجدية.
14. قرارات الإصلاح مقابل الاستبدال
يعد اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان يجب استبدال الأصل أو إصلاحه معضلة شائعة يواجهها مدراء الأصول. إذا اتخذت القرار الخاطئ، يمكن أن يتأثر العمل بشكل سيء؛ إما لأنك دفعت الكثير، أو لأنك تواجه نفقات ناجمة عن تعطل الآلات وفترات التوقف.
عندما لا تتوفر لديك البيانات الصحيحة لتقييم وإرشاد المدراء، يصبح قرار الإصلاح أو الاستبدال أمراً تخمينياً خالصاً.
15.أخطاء صيانة الأصول
في غياب طريقة مناسبة لتحديد أصلٍ ما بثبات ودقة، ليس لديك طريقة لمعرفة ما إذا كان موظفوك في الموقع يستخدمون المعدات أو الآلات الصحيحة لأوامر العمل المختلفة. عندما تكون هناك خدمة طارئة، يكون الوقت ثمينًا، ويمكن أن تتسبب القرارات الخاطئة في زيادة التكاليف بشكل كبير، إذا لم يكن الفني الميداني متأكدًا من الأصل الذي يجب خدمته أو إصلاحه. تذكر أن هناك خطرًا في خدمة الأصل الخاطئ، حتى لو كانت خدمة روتينية – إذا لم تحدد وتتعقب الأصول بشكل صحيح.
16. استهلاك الوقت
مشكلة كبيرة تواجهها معظم المنظمات ومدراء الأصول هي الكمية الهائلة من الوقت الذي يُقضى في صيانة الأصول. وبشكل خاص فإن المدراء الذين يسعون لإدارة الأصول التجارية المهمة بدون البرمجيات والأدوات الصحيحة يواجهون هذه المشكلة. ينطبق هذا بشكل أكبر على مدراء المالية الذين لديهم عدة مسؤوليات أخرى؛ فالوقت الذي يقضونه في إدارة الأصول الثابتة للمنظمة هو في حد ذاته أكبر تكلفة.
17. صعوبة اتخاذ القرارات الاستراتيجية
في أي ميزانية للشركة، يتم تخصيص جزء كبير للإنفاق على أصول رأس المال والمعدات؛ فلهذا الأمر تأثير كبير على ربحيتك. لاتخاذ قرارات كبيرة، مثل الاستثمار في معدات جديدة – أصول ثابتة – فإن هذا يتطلب الوصول إلى بيانات دقيقة، ومفصلة، ومرتبة، ومحدثة من الموقع؛ فقط عندها ستكون القرارات استراتيجية وذكية. من الضروري أن يكون لدى الشركة معرفة صحيحة بجرد الأصول، وتكلفة كل أصل عبر دورة حياته، وتاريخ صيانته وخدمته، وأكثر من ذلك. وهذا لا يمكن تحقيقه إلا من خلال حل إدارة أصول مناسب يسجل المعدات ، ويحافظ عليها، ويتتبعها عبر الشركة.
بينما قد تواجه بالفعل هذه التحديات، ليس عليك بالضرورة أن تواجهها بعد الآن. هذا لأنه يمكنك استخدام Tranquil ERP الذي يحتوي على وحدة إدارة الأصول الغنية بالميزات التي ستساعدك في إدارة جميع أصولك عبر مواقع متعددة بسهولة وسلاسة.
وبالإضافة لوضع علامات على أصولك، يمكنك التأكد من أنك تقوم بإصلاح وصيانة الآلات أو المركبات بانتظام لتتجنب المفاجآت غير السارة. يمكنك التأكد من أن جميع أصولك الثابتة في حالة تشغيل أمثل وأنك تطيل عمرها التشغيلي. إذا لم تكن متأكدًا من الطريقة التي سيساعدك فيها برنامجنا، ببساطة اطلب عرضًا تجريبيًا مجانيًا، وسنقوم بأخذك في جولة.