كيف تنظم مستودعك؟ نصائح يجب معرفتها

من الضروري للغاية لأي فرد أو شركة أن يكونوا منظمين إذا كانوا يريدون النجاح.
أي شركة تتعامل مع المنتجات من المحتمل أن يكون لديها مستودع واحد أو أكثر، اعتمادًا على حجم العمل.
المستودع هو جزء حيوي من عملك، ومن الضروري أن يكون منظمًا لتحسين استخدام المساحة وضمان سرعة العمليات.
تذكر أن الحفاظ على تنظيم المستودع ليس مجرد شيء يتم مرة واحدة وتنتهي منه – إنه عملية مستمرة.
هناك فعلياً عشرات الأشياء التي يمكنك القيام بها، والاستمرار في القيام بها، لتضمن أن مستودعك ليس فوضويًا.
لدينا بعض نصائح تنظيم المستودعات لنقدمها لك، وتنتمي إلى ثلاث فئات رئيسية:

• الحفاظ على مكان عمل نظيف
• تنظيم/إدارة المخزون
• تخطيط المستودع

بأي حال من الأحوال، هذا ليس الدليل النهائي – من المحتمل أن تكون هناك طرق أخرى للحفاظ على تنظيم مستودعك. ولكن يمكنك استخدام هذه النصائح للبدء.

الحفاظ على مكان عمل نظيف

يُقال إن النظافة من الإيمان.
يساعد مكان العمل النظيف والمرتب في منع تلف المخزون، وإصابة العمال، ويزيد من الإنتاجية والكفاءة.

نظِّف مساحة عملك باستمرار

من الضروري أن تحافظ على مستودعك خاليًا من الغبار والأوساخ، وأن تتأكد من تنظيف الانسكابات بأمان وبشكلٍ فوريّ. لن يحافظ ذلك على سلامة العمال فحسب؛ بل سيحمي معداتك ومخزونك من التلف أيضًا.
يمكنك إما أن تستخدم خدمات تنظيف مخصصة للقيام بالمهمة، أو أن تكلّف واجبات التنظيف بالتناوب بين موظفيك عبر قائمة تحقق يتم تنفيذها عند انتهاء نوبتهم.

تدريب الموظفين

يجب أن تدرّب موظفيك بشكل صحيح كي يحافظوا على المستودع بهيئةٍ منظمة.
حدد التوقعات، وأجرِ فحوصات للتأكد من اتباعها.

إجراء الصيانة الدورية

الالتزام بجداول الصيانة الموصى بها من قبل المصنّعين هو أمرٌ في مصلحة الجميع؛ يجب عليك إعطاء الأولوية لصيانة معداتك، لأن ذلك يُبقي منشأتك في حالة عمل ويقلل من فترة التوقف الغير متوقع.
يضمن التشغيل الفعّال للمعدات زيادة إنتاجية الموظفين.

أبقِ الممرّات سالكة

كل مستودع يحتوي على أجزاء متنقّلة داخليًا – حتى المستودعات المنظّمة.
من المهم أن تكون ممراتك خالية من أي فوضى، وأن تكون سالكة بما يكفي لتمرير الرافعات الشوكية والمركبات الأخرى دون مشاكل، والحفاظ على سلامة العمال.
تذكر مع ذلك، أنه يجب عليك ألا تهدر مساحات الأرضية؛ اسمح للرافعات الشوكية بالمرور مع تحسين مساحة الممرات وتقليل الفوضى في ذات الوقت. سيسمح لك ذلك أيضًا بالوصول بسهولة إلى المنتجات المخزنة.

تخطيط المستودع

ربما يكون تخطيط المستودع هو العامل الأكثر أهمية للنظر فيه عند الحديث عن أفكار تنظيم المستودعات.
قد يكون إعادة تنظيمه بالكامل أمرًا مرهقًا للغاية – ولكن حتى تحسين بعض الأشياء في نظامك الحالي وعملياتك يمكن أن يساعد في تعزيز الكفاءة والسرعة.

تنظيم خطة الأرضية لحركة التصنيع المُثلى

إذا كنت تفكر في الحصول على مستودع منظم جيدًا في المراحل المبكرة لإنشائه، أي: أثناء مرحلة التصميم، فهذا رائع، حيث يمكنك البدء بشكلٍ صحيح!
إذا لم يكن كذلك، يمكنك تغيير الأمور ببطء، أمراً تلو الآخر، وجعل ذلك هدفًا طويل الأجل مع العمل عليه باستمرار. هذا بالطبع إذا افترضنا أن حركة التصنيع في مستودعك بعيدة عن حالتها المثالية.
يجب أن يتم تخطيط المستودع بطريقة توفر بيئة آمنة للموظفين، وتسمح لهم بأن يكونوا فعالين ومنتجين.
يجب أن يكون تدفق الحركة منطقيًا، وأن يتم إعداده بنفس ترتيب العمليات.
مثلًا، يتم استقبال المخزون أولاً، ثم يتم تخزينه وفقًا للطريقة المتبعة في المستودع؛ عند استلام الطلبات، يتم اختيار المنتجات، ثم تعبئتها، وإرسالها للشحن، وأخيرًا إرسالها للخارج.
يجب أن يكون التخطيط بحيث يجعل من هذه الحركة أمراً سلساً.
يمكنك أخذ ملاحظات من موظفيك، وسؤالهم إذا كانت هناك أي مناطق محددة في المستودع يمكن تعديلها بأي طريقة لتسهيل الأمور عليهم.
شجع موظفيك ليكونوا جزءًا من تحسين العمليات.

استخدام الملصقات والإشارات المناسبة

هذا ليس أمراً اختياريًا؛ إنه ضروري للغاية.
ضع علامات على المخزون ومناطق العمل في جميع أنحاء المستودع، وستتمكن من ضمان تدفق سلس على المدى الطويل، بالإضافة إلى الحفاظ على تنظيم المستودع.
بعد إنشاء التخطيط، ستساهم الملصقات والإشارات في مساعدة العمال ليعثروا على الأشياء بسهولة، ومعرفة مكان كل شيء. وبشكل خاص، سيجد الموظفون الجدد والمؤقتون هذا مفيدًا للغاية.
تأكد أيضًا من وضع علامات بارزة على أي مناطق أو مواد مقيدة أو خطيرة لتعزيز سلامة الموظفين.
كلما كان ذلك ضروريًا، تأكد من استبدال الملصقات والإشارات لتجنب وضع المخزون في غير محله أو أي أخطاء أخرى.

توفير الخرائط

إذا كانت مستودعاتك كبيرة، قدم خرائط لموظفيك، مما سيجعل من السهل عليهم التنقل بسرعة وسهولة.
كلما كان بإمكان العمال الوصول إلى المكان الذي يحتاجون إليه بسرعة، كلما تمكنوا من إكمال العمل على نحوٍ أسرع.

تقييم سعة التخزين

الآن لديك مكان لكل شيء وقد قمت بوضع علامات على كل شيء، تحتاج إلى تقييم سعة التخزين الخاصة بك – بمعنى، الكمية القصوى من المخزون التي يمكن الاحتفاظ بها في مستودعك.
هناك صيغة بسيطة لهذا: الارتفاع × العمق × العرض = سعة التخزين.
تذكر أن المساحة الرأسية يمكن استخدامها أيضًا، لذا لا تهدر هذه المساحة.

إدارة المخزون

عندما نذكر إدارة المخزون، فنحنُ نتحدث عن كل ما هو موجود فعليًا في مستودعك.
تحتاج إلى نظام قوي لتتبع المخزون، حتى يتمكن موظفوك من أداء وظائفهم بكفاءة.
يمكنك تصنيف المخزون وتخزينه بشكل صحيح، مما يزيد من سعتك الحالية، كما يمكنك تحرير مساحة كانت تُستخدم بشكل غير فعال لتعزيز التخزين وزيادة الكفاءة.

تصنيف المخزون

يجب أن تكون هذه هي خطوتك الأولى؛ عندما تصنف المخزون بشكل صحيح، ستتمكن من تنظيم وتخزين المنتجات وفقًا لمعدل بيعها.
يمكنك استخدام البيانات لتحديد تصنيف وحدات التخزين الخاصة بك بشكل مناسب.
خذ مخزونك الحالي من ناحية الحجم، والشكل بالإضافة إلى الكمية، وتحقق من تكرار اختياره.
صنف مخزونك إلى عناصر سريعة، ومتوسطة، وبطيئة، وشديدة البطئ.
بعد ذلك، قم بمراجعة سرعة وحدات التخزين الموثقة مقابل وقت اختيارها (أو بيعها)، وستحصل على تكلفة اختيار المخزون.
بتطبيق قاعدة 80/20، ستعرف أن 20% من مخزونك يتم اختياره 80% من الوقت.
ومع ذلك، إذا ركزت فقط على هذا الـ20%، فإنك تتجاهل الفرص لتحسين بقية مخزونك.
لذا، تحتاج إلى النظر إلى تصنيف وحدات التخزين وتصنيف المخزون بجدية.

تقسيم المخزون

أجهزة التخزين مثل الرفوف، والصناديق، والحاويات، إلخ. تساعدك على تنظيم حتى أصغر العناصر – سواء كانت مسامير، إبر، أو جوارب.
يمكن تخزينها بسهولة في صناديق ووضع علامات واضحة عليها.
يمكن استخدام المقسِّمات داخل الصناديق لتفصل بين نفس العنصر بناءً على الحجم، أو اللون، أو غير ذلك.

تنفيذ استراتيجية التوزيع

بعد تصنيف المخزون، وتقسيمه، ووضع علامات عليه، يمكنك توزيعه، ورؤية مدى سرعة اختيار الموظفين للمنتجات.
قم بالتوزيع حسب السرعة أولًا؛ أثناء تصنيف المخزون، حدِّد بضائعك السريعة والمتوسطة الحركة بالإضافة إلى العناصر البطيئة والشديدة البطئ.
من المنطقي توزيع العناصر”أ” و “ب” أو العناصر السريعة والمتوسطة الحركة في المناطق الأكثر سهولة للوصول.
يمكنك وضع العناصر “ج” و “د” في المناطق الأقل سهولةً للوصول، ولن يؤثر ذلك على سرعتك أو إنتاجيتك.
بتقليل المسافات بين منتجات “أ” و “ب” وبين منطقة الشحن، تقلل تلقائيًا من إرهاق الموظفين، وتزيد من سرعة الشحن.
بناءً على حجم المخزون، وشكله، ووزنه ، يمكنك توزيع وحدات التخزين حسب التكنولوجيا أو المنطقة – حيث يمكنك على سبيل المثال وضع العناصر الأثقل بالقرب من منطقة الشحن.
بالطبع، قد يكون هناك شيء من تضارب المصالح هنا، وستحتاج إلى التفكير مليًا في عملية التوزيع الخاصة بك.

إعداد عملية استلام فعالة

ببساطة، لا يمكن أن تكون هناك صناديق مكدسة بالقرب من منطقة الاستلام!
المخزون الداخل مهم بقدر المخزون الخارج.
خصص موظفاً لإدارة استلام المخزون بشكل صحيح؛ يجب أن يتحقق من أن المخزون المستلم في حالة جيدة وأن الكمية صحيحة، وأن يعالج الشحنة وفقًا لذلك.
يجب أن يوجه العامل الموظفين الآخرين لتخزين عناصر المخزون وفقًا لنظام التخزين المُتّبع في الشركة.

تحسين إجراءات التعامل مع المرتجعات

هذا شيء آخر يجب التفكير فيه.
حدد بوضوح كل خطوة من خطوات التعامل مع المرتجعات بحيث يتعامل الموظفون بشكل صحيح مع المنتجات المرتجعة.
في نهاية المطاف، إذا تم فقدان السلع المرتجعة، فهذه خسارةٌ لك.
مع عملية مرتجعات موثقة جيدًا، يمكنك تعزيز كفاءة المستودع بشكل عام.

أتمتة التخزين

الأتمتة هي طريقة مؤكدة لزيادة مساحة التخزين الخاصة بك.
بالطبع، هناك العديد من طرق التخزين التي يمكنك الاختيار منها؛ يمكنك استشارة خبير للتحقق مما إذا كان نظامك الحالي قابلاً للتحسين.
كما ذكرنا من قبل، ينسى معظم مدراء المستودعات المساحة الرأسية الكبيرة المتاحة للتخزين، وغالبًا ما تكون غير مستخدمة.
باستخدام رفوف طويلة، يمكنك استغلال هذه المساحة بكفاءة وزيادة سعة التخزين في المستودع.

المخزون الرشيق

يمكنك اتباع نهج جلب المخزون حسب الحاجة، والحفاظ على مخزون رشيق – أقل مخزون، يعني أقل جهد لتنظيمه!
خزِّن ما هو ضروري فقط لمنع نفاد المخزون وتجنب التخزين الزائد أيضًا.
وجود كمية أقل من المخزون لديك سيسمح لمستودعك بأن يكون عالي الكفاءة، ويقدم خدمة عملاء ممتازة.

تنظيم المخزون الاحتياطي

لقد ذكرنا للتو المخزون الرشيق، لكن من الضروري أيضًا أن يكون لديك احتياطي لتلبية الزيادة المفاجئة في الطلب، أو التأخيرات في الحصول على التوريدات من البائعين.